Ein Wiki für das Wissensmanagement im Unternehmen

28. September 2009 | By | Category: Keine Kategorie

Tanja Udelhofen

Tanja Udelhofen

Warum ein Wiki?

Die über viele Jahre gewachsene Menge an Leitfäden, Dokumentationen, Projektunterlagen und allerlei anderen Dateien im Netzwerk wurde zunehmend unübersichtlicher und unzugänglicher. Wir brauchten also ein System, in dem die Informationen leichter zugänglich und einfacher aktuell zu halten sein würden als bisher, und das vielleicht das gemeinsame Entwickeln von Wissen und Ideen unterstützen würde. Wichtig war uns zudem, dass es leicht zu bedienen ist, das Einbinden multimedialer Inhalte ermöglicht und eine wirklich gute Suchfunktion hat, deren Ergebnis-Darstellung eine schnelle Bewertung der Fundstücke ermöglicht.

Das klang uns sofort nach einem Wiki, zumal diese Technik den meisten bekannt war. Nachdem wir Sharepoint als für unsere Zwecke nicht brauchbar wieder verworfen hatten (vor allem wegen der mangelhaften Darstellung der Suchergebnisse), fanden wir in Atlassian Confluence schließlich das richtige Wiki-System.

Informationsmanagement durch Moderatoren und ein paar Richtlinien

Unser Konzept sah vor, dass ein Moderatoren-Team – bestehend aus je einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin aus jedem Bereich – die Inhalte des Wikis im Auge behält. Dabei ging es uns nicht nur darum, dass Artikel an den richtigen Stellen angelegt sind oder inhaltlich stimmen, sondern auch darum, Redundanzen zu vermeiden und Zusammenhänge zwischen Artikeln zu erkennen und diese dann über Links auch sichtbar zu machen. Bei regelmäßigen Moderatoren-Treffen sollten Zweifelsfälle und Verbesserungsvorschläge besprochen werden.

Es war außerdem vorgesehen, dass neue Artikel in einem Pool angelegt werden können, der von den Moderatoren regelmäßig geprüft wird, welche die Artikel dann an die richtige Stelle verschieben. Dadurch wollten wir verhindern, dass jemand einen Artikel gar nicht erst schreibt, aus Sorge, ihn an der falschen Stelle anzulegen.

In diesem Zusammenhang haben wir im Laufe der ersten Wochen einige Richtlinien erarbeitet, z.B. für Artikel-Titel und das Layout von Artikeln. Mehrere Vorlagen sind dabei ebenfalls entstanden, die jedoch von vorne herein flexibel gehandhabt wurden – was auch ausdrücklich gewünscht war. Das Ziel war, einen Rahmen zu erarbeiten, ohne allzu sehr einzuschränken. Keinesfalls sollten durch zu viele Regeln unnötige Hürden aufgebaut werden.

Umsetzung in drei Stufen

Wir entschieden uns für eine Umsetzung des Projekts in drei Stufen:

  • Zunächst wurden die bereits vorhandenen Dateien (z.B. Leitfäden und Dokumentationen) in jeweils einem sehr kurzen Artikel verlinkt. Unser Ziel war es, die Dateien erst einmal überhaupt wieder zugänglich zu machen, nämlich über die Suche in der Wiki. Der Bestand an Informationen wurde dadurch automatisch geprüft und Lücken sowie Aktualisierungsbedarf festgehalten.

  • Im zweiten Schritt wurden die bis dahin nur verlinkten Dateien in echte Wiki-Artikel umgewandelt und dabei auch direkt überarbeitet – was meistens nötig war. Hier zeigte sich schnell, womit wir allerdings sowieso gerechnet hatten: Umfangreiche Dokumente, z.B. aus Word, lassen sich meistens nicht sinnvoll 1:1 übertragen. Das Medium Wiki erfordert eine andere Strukturierung.

  • Im letzten Schritt wurden weitere Inhalte in das Wiki übertragen: Projektbeschreibungen, Links zu zugehörigen Verzeichnissen, Ideen und Verbesserungsvorschläge, Testszenarien und Testergebnisse. Geplant sind weitere Inhalte, z.B. die Verknüpfung mit einem Kalendermodul zur Verwaltung von projektbezogenen Terminen.

Insbesondere die beiden ersten Schritte wurden teilweise parallel umgesetzt, wobei zunächst nur das Moderatoren-Team daran gearbeitet hat, auch um die Funktionen zu testen und Verbesserungen zu erarbeiten.

Bei der offiziellen Eröffnung des Wikis für alle Kolleginnen und Kollegen mit einer Präsentation war uns vor allem wichtig, das Bewusstsein zu schaffen für die Notwendigkeit und den Nutzen des Wikis. Außerdem wurde klar kommuniziert, dass jede/r willkommen ist, das Wiki mit Inhalt zu füllen und dass es falsche oder unnötige Artikel zunächst einmal nicht gibt – die Prüfung ist Aufgabe der Moderatoren.

Resumée nach einem Jahr im Einsatz

Etwas überraschend für uns war, dass nur sehr zögernd Artikel anderer geändert werden, obwohl wir von Anfang klar kommuniziert haben, dass jeder ins Wiki schreiben und jeder sein Wissen auch in die Artikel anderer einbringen kann und soll.

Eine weitere – nicht so überraschende – Hemmschwelle ist, unfertige Artikel oder sogar Seiten mit nur ein paar Stichwörtern zu veröffentlichen.

Sehr positiv ist, dass die vorhandenen Artikel von Anfang an in der täglichen Arbeit genutzt wurden und mittlerweile auch selbstverständlich eingesetzt werden. Dies gilt ganz besonders für Tutorials und „best practices“-Sammlungen.

Mein persönliches Gesamturteil

Die Einführung des Wikis hat sich auf jeden Fall gelohnt. Neben dem offensichtlichen Ergebnis, dass die Informationen nun wesentlich leichter zugänglich sind, hat sich die Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deutlich verbessert. Artikel bieten oft Gesprächsanlass und Ideen entwickeln sich aus Stichwörtern und fließen in Projekte ein. Für mich war dies ein sehr gelungenes Projekt und eine spannende Erfahrung – aber ich war auch vorher schon Wiki-Fan :).

Erfahrungsbericht von Tanja Udelhofen



3 Comments to “Ein Wiki für das Wissensmanagement im Unternehmen”

  1. Stefanie Hain sagt:

    Vielen Dank für Ihre interessante und ausführliche Beschreibung. Einen Rahmen zu geben ohne zu stark einzuschränken, ich denke, das ist oftmals die Herausforderung für jegliche erfolgreiche Enterprise 2.0 Anwendung.

    In Ihrem Unternehmen wurde das Wiki mit weniger erfolgskritischen Inhalten begonnen und nach und nach für andere Aspekte erweitert. So konnten die Mitarbeiter schrittweise an die neue Arbeitsweise und Technik gewöhnt werden. Denken Sie, dass es wichtig (erfolgsentscheident?) für das Projekt war, dass sie mit diesen Inhalten begonnen, anstatt z.B. das Wiki zu nutzen um ein Projekt zu koordinieren und dessen „Kommunikation“ bzw. Dokumentation darin umsetzen zu lassen? (Natürlich war das nicht die Zielstellung Ihrer Wiki-Einführung. Gern würde ich allerdings erfahren wie Ihre Meinung ist zu erfolgkritschen Faktoren, insbesondere in Ihrem Projekt.)

    Mich hätte noch näher interessiert, welche Regeln genau festgelegt wurden und was sich nach und nach etabliert hat.
    Welche Änderungen in den Verhaltensweisen der Mitarbeiter konnten im Verlaufe festgestellt werden?

  2. Tanja sagt:

    Hallo anntheres,

    Wikibooks ist meiner Meinung nach schon ein schönes Beispiel, wie ganz Bücher in Wikis verwaltet werden können.

    Und ein Vorteil von Wikis: Die meisten kennen die Technik grundsätzlich schon, da ist die Hemmschwelle, sie zu benutzen, etwas geringer.

    Gruß
    Tanja

  3. anntheres sagt:

    Für mich alles sehr spannend, auch die Arbeit in Betrieben auf diese Weise zu optimieren. Ich kenne aus der Praxis auch nur die Form der Handbücher usw. Vielleicht wäre es sogar auch möglich, Bedienungsanleitungen und Servicehandbücher für technische Produkte in einem Wiki mehrsprachig zu verwalten und den Kunden ebenfalls zugängig zu machen. Ebenso Besonderheiten zur Beseitigung von technischen Problemen, die sonst sehr aufwändig über Hotlines und E-Mail-Verkehr vermittelt werden müssen.
    Könnte man drüber nachdenken…:-))
    Aber wie alles, setzt es eine Bereitschaft der damit betrauten Mitarbeiter und eine Unterstützung durch die Geschäftsleitung voraus.