Drei Wiki-Lösungen in Unternehmen: Projektabwicklung – Objektplanung – Verkaufsauskunft

29. September 2009 | By | Category: Keine Kategorie
Stefan Landwehr

Stefan Landwehr

Stefan Landwehr, Geschäftsfeldleiter bei der Abacus Alpha GmbH, gibt einen inhaltsreichen Bericht zu drei Wiki-Lösungen in Unternehmen.


1. Praxisbeispiel Werkstoffauskunft


Motivation zur Darstellung im Carnival:

· Individuelle Auskunftssysteme erfordern einen Gestaltungsspielraum für die Informationsstruktur, ein Wiki kann diese Aufgabenstellung optimal unterstützen. Die Beantwortung einer unscheinbaren Frage kann eine große Informationsmenge erzeugen, die vollständig im Wiki bleibt.

Aufgabenstellung:

· Ein Maschinenbaukonzern fertigt kundenspezifische Pumpen. Der Vertriebsbeauftragte ist oftmals mit besonderen technischen Fragen konfrontiert, beispielsweise nach Sonderwerkstoffen für die Pumpe. Deren Auswahl hängt davon ab, ob Bio-Diesel, Wärme-Öl oder entsalztes Wasser gefördert werden soll. Mehrere Mitarbeiter des Labors und der Qualitätssicherung beraten hierbei die Kollegen des Vertriebs. Es wurde ein Werkzeug gesucht, die Menge der Fragen und Antworten im Team besser zu handhaben.

Lösung:

· Es wurde ein Wiki als „Informationsvorrat“ konzipiert. Die Erzeugung der Inhalte, deren Verwendung und Wiederverwendung ist nahtlos in den Geschäftsablauf integriert.

Negative Auswirkungen:

· Die Konzern-IT befürchtet Betreuungsaufwand durch eine zusätzliche Software.

· Einige Mitarbeiter vermissen die gewohnte Oberfläche (Microsoft).

· Mangelnde Motivation zur Nutzung einer neuen Technologie wird hinter vorgeschobenen Argumenten versteckt („Software hakt irgendwie …“, „erst sollte das auch noch gehen …“).

Positive Auswirkungen:

· Auskünfte werden im System erarbeitet, es entsteht kein Zusatzaufwand für die Erstellung oder Ablage.

· Alle Fachkollegen sehen unverzüglich alle erteilten Auskünfte.

· Bei neuen Anfragen können – auf einfachste Weise – bereits erteilte Auskünfte nach verschiedenen Merkmalen (Fördermedien, Materialien etc.) recherchiert werden. Die Anwender können vorhandene Auskünfte modifizieren oder ganz übernehmen.

· Falls mehrere Empfehlungen zum gleichen Medium möglich sind, können die Fachleute an zentraler Stelle nachvollziehbar diskutieren und die erteilten Auskünfte dokumentieren.

· Im Auskunftstext sind weitere Informationen zum Thema per Klick aufrufbar. Hierzu gehören ähnliche Sachverhalte, Dokumente (z.B. Gefahrstoffblätter) und Links (z.B. zu Lexika).

· Werkstoffanfragen erfolgen häufig mit Formel, Bezeichnung oder Handelsname einer Chemikalie. Weiterleitungen führen den Anwender auch vom Synonym zur richtigen Informationsstelle.

· Auswahlmenüs unterstützen die Kategorisierung der Auskünfte. Dieses erleichtert die Bearbeitung, verhindert Schreibfehler und sichert die einheitliche Struktur.

· Zur Recherche des Informationsziels stehen mehrere Einstiegspunkte und Navigationswege zur Verfügung.

· Die Anwender können Konzept und Struktur des Systems je nach Erfahrungsfortschritt weiterentwickeln und pflegen.

· Auf den geschützten Bereich des Wikis mit besonderem Konzern-KnowHow haben nur Fachleute Zugriff. Glossar und allgemeine Informationen stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung.

· Alle Auskunftsschritte werden im System erledigt einschließlich des Verschickens der Antwort.

· Es gibt weniger abteilungsinterne E-Mails, kein separates Textverarbeitungsprogramm, kein Suchen in Dateiverzeichnissen.

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2. Praxisbeispiel Objektplanung

Motivation zur Darstellung im Carnival:

· Wikis können viel mehr sein als Thesauri und Lexika. Mit Assistenzfunktionen und Auflösung eindimensionaler Inhaltsstrukturen lassen sie andere Informationssysteme weit hinter sich.

Aufgabenstellung:

· Eine Fertigungshalle mit angeschlossenem Prüffeld soll geplant, errichtet, in Betrieb gesetzt und dokumentiert werden. Hieran arbeitet ein Team von 30-40 Personen verschiedener Fachdisziplinen. Der Informationsfluss muss schnell erfolgen, er soll den Aufgabenpaketen des Projektstrukturplans folgen sowie transparent und über die mehrjährige Projektlaufzeit nachvollziehbar sein.

Lösung:

· Das Bauvorhaben besteht aus vielen technischen Objekten wie Fassaden, Stromversorgungen, Lüftungsanlagen etc. Deren Gliederung erfolgt nach einem Referenzkennzeichensystem (DIN EN 61346). Sowohl zu den Objekten als auch zu den Aufgabenpaketen gehören vielfältige Informationen, die bereits früh im Projekt entstehen. Die zugehörigen Strukturen werden im Wiki abgebildet und ermöglichen, Informationen von Beginn an sukzessiv richtig abzulegen.

Negative Auswirkungen:

· Da mehrere wesentliche Parameter der Tagesarbeit gleichzeitig geändert wurden, blieb das Systemverständnis lückenhaft. Solche Parameter waren u.a.: Neue Dateiablage, Änderung der Kommunikationsprozesse, Einführung eines Referenzkennzeichensystems, mehr Verschriftlichung von Ergebnissen.

· Die vollen Möglichkeiten des Wikis wurden nicht erkannt, die Übungsphase hätte länger und intensiver sein müssen.

· Resultierend wurde das Wiki gegen Projektende nur als Document Management System verstanden – bereits die Nutzung dieser Funktionsmenge hat aber den Einsatz gerechtfertigt (Umfang ca. 11.000 Projektdokumente).

Positive Auswirkungen:

· Das Erstellen einer neuen Wikiseite wird durch einen Seitenbenennungs-Assistent (PageNameWizard) unterstützt. Somit erfolgt jede Informationseingabe zu einem Objekt oder Sachverhalt an der richtigen Stelle.

· Keine Information geht verloren, zusammengehörende Informationen stehen zusammen.

· Die Seiten des Wikis korrespondieren mit dem Projektstrukturplan, was den Überblick fördert bzw. Lücken offenbart.

· Es ist kein weiteres System zur Informationsspeicherung erforderlich.

· Eine leistungsfähige Navigation und Suche führt zu den Themen und Inhalten.

· Die jeweiligen Wikiseiten bieten dem Nutzer Informationen im zeitlichen Verlauf und im Kontext. Hierdurch wird das Verständnis erhöht.

· Die Anwender schreiben Besprechungsberichte direkt im System. Durch dynamische Textelemente stehen Informationen aus den Berichten automatisch wortgleich und thematisch gesammelt auf den Seiten der Objekte und Sachverhalte.

· Zum Projekt gehörige Dokumente werden über eine separate Datenbank mit spezifischer Nutzeroberfläche einfach und übersichtlich gehandhabt. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist möglich.

· Jedes Dokument kann auf beliebige Seiten – also auch mehrfach – verlinkt werden. Eine Doppelablage wird vermieden, was Revisionskonflikte ausschließt und Speicherplatz spart.

· Eine vorherige Festlegung der Ablageordnung ist nicht erforderlich. Der Nutzer kann zu jeder Zeit Dokumente einem Objekt zuordnen, wird diese auch dort suchen und finden.

· Die Gruppierung der Seiten nach technischen Objekten ermöglicht den Seitenexport zu anderen, ähnlichen Projekten und damit den KnowHow-Transfer und die erneute Nutzung der Inhalte.

· Sonderfunktionen erlauben verschiedene Sichten auf Schnittstelleninformationen: „Was wird von einem Objekt benötigt?“ oder „Worauf wirkt dieses Objekt?“.

3. Praxisbeispiel Prozessorientierung

Motivation zur Darstellung im Carnival:

· Den theoretischen Ballast des Wissensmanagements lässt man mit prozessorientierter Strukturierung eines Wikis schnell hinter sich. So entwickelt sich in der Projektarbeit ein Projektwissensmanagement mitlaufend.

Aufgabenstellung:

· Ziel jedes Unternehmens ist die Erhöhung der Wertschöpfung, erreichbar durch effiziente Anwendung von Informationen. Dies kann am Beispielthema „Projektabwicklung“ dargestellt werden, denn Unternehmen organisieren sich zunehmend projektorientiert und die Abwicklung von Projekten beinhaltet in besonderem Maß die Dokumentation der Ergebnisse sowie den Informationsaustausch der Beteiligten.

Lösung:

· Die geforderte Effizienz wird erzeugt durch die mehrfache Verwendung von Informationen im Projekt oder die Übertragung von Inhalten ins nächste Projekt. Je strukturierter die Vorgehensweise, desto höher ist der Wiederholcharakter und somit die Wirkung. Eine solche Struktur ist u.a. in DIN 69901 formuliert, welche ein stark prozessorientiertes Projektmanagementsystem beschreibt. Durch die Übertragung der Norm in ein Wiki wird aus Handlungsempfehlungen ein pragmatisches Werkzeug.

Negative Auswirkungen:

· Die Anwender müssen erst noch lernen, die scheinbar widersprüchlichen Forderungen von Wissensmanagement und Projektmanagement gedanklich zu vereinen.

· Schnittstellen zu anderen Projektmanagementsystemen (z.B. Terminplanung) sind möglich, aber nicht erprobt.

· Die Nutzung der Wiki-Inhalte gemäß DIN bedingt eine Lizenznahme (eine Orientierung an internationalen Normen ist ebenso möglich).

Positive Auswirkungen:

· Die Prozesse sind als Grafik (ereignisgesteuerte Prozesskette) dargestellt. Je Prozess existiert eine Wiki-Seite mit Handlungsempfehlung und einem Eingabebereich für projektspezifische Ergebnisse.

· Die Befolgung der Prozesskette schafft notwendige Handlungssicherheit.

· Die Ergebnisse der Projektabwicklung werden im Wiki dokumentiert, vorgegebene und neue Informationen sind im Zusammenhang dargestellt.

· Der Informationsaustausch der Beteiligten ist durch den gemeinsamen Zugriff auf das Wiki vereinfacht, ihre Kooperation wird gefördert.

· Es ist möglich, den Wiki-Inhalt dem aktuellen Projekt anzupassen. Eine Verkleinerung erfolgt durch Weglassen von Schritten bis auf den Mindeststandard. Eine Detaillierung ist durch Anpassung des Prozessschemas und Anlegen neuer Informationsseiten ohne besondere Programmierkenntnisse möglich.

· Die ereignisgesteuerte Prozesskette kann von den Anwendern angepasst werden. Neue Prozesschritte können einfach mit anderen Schritten oder Ergebnissen verlinkt werden.

· Die Projektbeteiligten können sich auf die Lösung der Aufgaben konzentrieren und müssen nur noch den bereitgestellten Handlungsrahmen mit Inhalten füllen.

· Doppelungen, Missverständnisse und Suchzeiten werden minimiert.

· Der Zugang zu Informationselementen ist durch Stichwortsuche oder Klick in die Prozessgrafik möglich (jeder Prozess ist ein solches Informationselement). Ergänzend (bzw. alternativ) steht eine Navigation per Sidebar zur Verfügung.

· Links zu Vorgängern und Nachfolgern eines Projektschritts, zu Eingangs- und Ausgangsinhalten sowie zu Projektmethoden sind auf der jeweiligen Seite erstellt und sofort nutzbar.

· Die Prozesse sind gruppiert nach Gesamtumfang, Mindeststandard, Prozessgruppen und Prozessphasen.

· Der Gesamtprojektfortschritt ist anhand der automatisch aktualisierten Einfärbung der Prozessgrafik erkennbar.

· Nach einer Phase der technischen und kulturellen Umstellung der Anwender ist der Weg für weitere Möglichkeiten der Kooperation geebnet (Multiprojekt, unternehmensweites Glossar etc.) – die „Projektpedia“ gewinnt an Form.

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2 Comments to “Drei Wiki-Lösungen in Unternehmen: Projektabwicklung – Objektplanung – Verkaufsauskunft”

  1. M. L. Höfer sagt:

    Danke für den ausführlichen Artikel und die Gliederung. Die macht es wirklich angehm zu lesen und zu erfassen.

    Darf man fragen welche(s) Wiki(s) hier verwendet wurden? Zitat :“Die Prozesse sind als Grafik (ereignisgesteuerte Prozesskette) dargestellt“. Das klingt für mich nach Confluence.

    Viele Grüße aus München
    M. L. Höfer

  2. Ferhat D. sagt:

    Vielen Dank für diesen Artikel Stefan!

    Ich habe ebenfalls Projekterfahrung mit Wikis und Project-Management und daher kann ich die Negativ-Aspekte sehr gut Nachvollziehen. Vor allem aus Usability sicht ist das Wiki zur Zeit noch Baustelle und eher für Fachlich Kompetente IT-Mitarbeiter gedacht als für Jeder/-mann/-frau.

    Erfolgversprechend finde ich jedoch eine konkrete Implementierung von einer Brücke zwischen Ad-Hoc Benutzer-Netwerken und der Unternehmens-Infrastruktur. Beispielsweise aus dem BitTorrent Protokoll für die Verteilung und den Empfang von Daten an einen zentralen Server. Sowie einer zentralen Anlaufstelle aller Software-Entwicklungs Techniken an einem Ort. Darunter eine Fusion aus PM, WIKI, DMS, IM, VCS, und vieles mehr.

    Das dies Möglich ist Beweisen Start-Up Unternehmen die sich um den Sektor (Software-)Development konzentrieren. Google Code, SoureForge und GitHub seien hier als Beispiel genannt.

    Die Suche nach dem heiligen Grahl der Enwicklungs & Mangement Umgebungen hat soeben gestartet. IDE’s -> Integrated Development Environments gibt es bereits seit längerem, jedoch bietet keines der Mir bekannten IDE’s die Funktionalitäten die Ich mir Erwünsche für einen reibungsfreien Workflow selbst bei den Größten Teams.

    Back to the roots, und in unserem falle ist dies der Editor.
    Was ich mir Vorstelle sind IDE’s welche Rollenbasierte Informationen anzeigen, so dass beispielsweise der Projekt-Leiter auf ihn zugeschnittene Informationen angezeigt bekommt und Aufgaben, Probleme sowie Zeit, Fortschritt und Analyitische Daten präsentiert bekommt. Wo hingegen der Mitarbeiter bzw. Programmierer Assistenz bei der Bewältigung wiederkehrender Aktionen, Automatische Hilfestellung bei häufig vorkommenden Problemen sowie Forschungs-, Zusammenarbeits-, Daten- und Zeitverwaltungs Unterstützung durch das System bekommt.

    Wichtig hierbei ist die Usability des Werkzeugs, denn Mac-Typische und minimalistische Workflows erhöhen Eindeutig die Effizienz eines jeden Benutzers für sein Tätigkeitsgebiet.

    Mit freundlichen Grüßen
    Ferhat D.