Ein IT-Unternehmen und ein Wiki …

29. September 2009 | By | Category: Keine Kategorie

Natascha Gasser

Natascha Gasser

Bevor ich über den Nutzen unseres Wikis schreibe, möchte ich vorab einen Überblick darüber geben, wofür unser Unternehmen inet-logistics GmbH sein unternehmensinternes Wiki seit nun mehr als zwei Jahren verwendet.

inet-logistics GmbH ist ein IT-Unternehmen, das – nicht weiter verwunderlich – sehr viele Mitarbeiter in den Bereichen Software Engineering und Support Service beschäftigt. Und genau diese zwei Bereiche verwenden das Wiki tagtäglich, um Wissen zu dokumentieren, bestehende Informationen auf den aktuellen Stand zu bringen oder um ausfindig zu machen, welcher Kunde welche Lösung im Einsatz hat, wer denn damals der Project Manager war usw. Alle diese Informationen sind sehr wichtig und werden laufend benötigt, waren aber in der Zeit vor unserem Wiki schwer auffindbar. Aus dieser Not heraus kam vor längerer Zeit aus dem Bereich Software Engineering die Anregung, ein neues, von allen einfach und schneller als bisher zu bedienendes Tool für die Dokumentation unserer Software Lösungen zu suchen – „so etwas wie Wikipedia“, so der Wunsch. Der Einstieg in dieses erste Wiki-Projekt gelang in Zusammenarbeit mit dem Competence Network Business 20 an der Uni St. Gallen.

Später fand das Wiki auch im Sales Bereich Verwendung. Durch eigens gestaltete Templates für Wiki Seiten und dazugehörenden Spielregeln ist die Möglichkeit entstanden, den Sales Prozess transparent zu machen und dadurch wichtige Informationen einerseits zu dokumentieren, aber auch allen Account Managern bereit zu stellen.

Nunmehr wird unser Wiki unternehmensweit verwendet, jeder Mitarbeiter darf die Inhalte aller Spaces im Wiki lesen und auch editieren. Es befinden sich im Wiki mittlerweile nicht nur Software Dokumentationen sondern auch die Unternehmensspielregeln, FAQ’s, Tipps und Tricks zu verschiedensten Themen, Marketing Unterlagen etc. Es ist praktisch ein „dynamisches, sich ständig aktualisierendes“ Intranet geworden!

Ein sehr großer Nutzen, der sicherlich oft genannt wird, ist die Dokumentation des Wissens. Es ist somit nicht mehr nur in den Köpfen der MitarbeiterInnen vorhanden, sondern wird allen zur Verfügung gestellt. Jede und jeder kann darauf zugreifen und es erweitern oder verändern. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, laufend bei den Wissensträgern anzurufen oder Mails an diese zu schicken. Man kann die gewünschte Information im Wiki suchen und nur mehr bei Unklarheiten nachfragen. Dies führt zu Entlastung dieser Experten, deren Zeit oftmals sowieso schon rar ist.

Die freie Zugänglichkeit des Wissens war für uns ein sehr wichtiger Aspekt eines Wikis, aber auch die Möglichkeit, das dokumentierte Wissen endlich schnell und einfach wieder zu finden. Obwohl unser Wiki nun zwei Jahre im Einsatz ist und dadurch eine Vielzahl an Seiten produziert wurden, werden die gewünschten Informationen sehr rasch gefunden und bei Verwendung von Einschränkungsmöglichkeiten, z.B. durch Festlegen, in welchem Space sich die Seite befindet, wird der Wiki Eintrag mit nur einer Suche in den Ergebnissen aufgelistet. Auch dies spart sehr viel Zeit, da vor der Implementierung des Wikis wesentlich mehr Aufwand betrieben werden musste, um die gewünschten Dokumente oder generell Dateien zu finden.

Ein Wiki, das von allen MitarbeiterInnen gelesen und editiert werden kann, bringt auch den Vorteil mit sich, dass laufend neues Wissen hinzugefügt wird – gerade durch einen WYSIWYG Editor (What-You-See-Is-What-You-Get) wird das auch noch vereinfacht. Bei der Auswahl unseres Wikis war dies eine Anforderung, die erfüllt werden musste, damit von Anfang an alle MitarbeiterInnen auch ohne Vorkenntnisse die Möglichkeit erhielten, Seiten zu gestalten.

Unterstützend wirkt ein Wiki auch dabei, wenn man das ganze Unternehmen zu einem neuen Projekt oder Vorhaben informieren möchte. Es muss nicht mehr mühsam ein langes Mail verfasst und an alle versendet werden, welches dann oftmals nicht gelesen, eventuell versehentlich gelöscht wird oder gar nicht für alle interessant ist. Nach Erstellen der Wiki Seite kann der dazu gehörige Link versendet werden und diejenigen Empfänger, die Interesse an dem Thema bzw. Inhalt der Wiki Seite haben, können auf die Informationen zugreifen. Und diese Wiki Seite kann über die Such-Funktion auch immer wieder gefunden werden.

Dasselbe gilt für Kursanmeldungen – es gibt nur mehr eine Liste im Wiki, in welche sich die Mitarbeiter bei Interesse eintragen. Dies verringert den Aufwand, um einerseits z.B. ein Mail für die Anmeldung zu schreiben und zu versenden, und andererseits verringert sich auch der zeitliche Aufwand der Person, die diese Liste laufend pflegen muss. So wird auch die Masse der E-Mails zumindest ein wenig reduziert.

Es gibt noch sehr viel mehr Nutzenaspekte eines Wikis – je nachdem in welchem Bereich eines Unternehmens ein Wiki eingesetzt wird und wie intensiv die Verwendung ist. Doch ob ein Wiki überhaupt dementsprechend viel genutzt wird, hängt sehr stark davon ab, ob die Implementierung dieses Tools erfolgreich verlaufen ist und ob die Mitarbeiter von sich aus ihr Wissen allen anderen zur Verfügung stellen wollen.

Wir hatten das Glück, dass unsere Mitarbeiter dem Wiki gegenüber und auch dem Wunsch des Managements, dass das Wissen für alle verfügbar sein soll, sehr aufgeschlossen waren und noch immer sind. Seit dem ersten Tag, als das Wiki allen zur Verfügung gestellt wurde, werden Seiten erstellt und editiert. Dies ist sicherlich darauf zurück zu führen, dass es den Wunsch gab nach Veränderung und vor allem Verbesserung bezüglich Dokumentationsmöglichkeit. Aber dennoch war es nie notwendig Mitarbeiter anzuhalten, Informationen in das Wiki zu stellen.

Nach einiger Zeit war es jedoch auch wichtig, dass sich Administratoren in erster Linie um die Struktur und Aufbau des Wikis kümmern und somit ein Auge auf das System haben.

Nach nun mehr als zwei Jahren Wiki Erfahrung kann ich sagen, dass die Implementierung des Tools auf unser Unternehmen bezogen nur positive Aspekte hatte. Es ist jetzt möglich gewünschte Information rasch zu finden, Wichtiges einfach und schnell zu dokumentieren sowie den anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Rückmeldungen intern waren ebenfalls positiv, auch die Führungskräfte sind mit unserem Wiki zufrieden und verwenden es genauso regelmäßig. Mittlerweile ist das Wiki nicht mehr weg zu denken! Die Menge der gespeicherten Daten ist erheblich angewachsen und wächst jeden Tag weiter. So wird es hoffentlich auch weiterhin bleiben …

Natascha Gasser, i-net logistics



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